Como hemos avanzado en nuestra metodología y una vez establecido y entendido el Punto de Partida, el siguiente paso, que hemos denominado Paso Previo, es identificar rápidamente un Piloto RPA.
La realización de un Piloto RPA es: por un lado posible, ya que la tecnología RPA es altamente flexible, escalable y permite un despliegue escalonado, muy económico como veremos al final de este blog y altamente deseable ya que nos va a permitir comprobar el impacto real, en cuanto a mejoras medibles de productividad y en cuanto a aceptación por parte del equipo de colaboradores, de la implantación de RPA en el Despacho.
Para identificar un posible Piloto RPA nos debemos referir obligatoriamente a las características que han de cumplir los procesos/subprocesos/tareas para ser económicamente automatizables con RPA, características que ya adelantamos en el primer blog de esta serie y que recoge la figura que presentamos a continuación.
¿Qué Procesos son económicamente automatizables?
En nuestra metodología arrancamos realizando una sesión de consultoría online con el Equipo Directivo del Despacho para identificar, al menos, 2 o 3 posibles candidatos, normalmente bajando a nivel de subprocesos o tareas y, en base a sus características y al potencial de beneficio alcanzable, poderlos priorizar en base a dos ejes :
- Eje vertical: Complejidad. Si la tarea no tiene reglas de negocio claras o sus entradas (inputs) no están estructurados, la complejidad de implantar RPA es mayor.
- Eje Horizontal: Beneficio. Si la tarea se realiza con mucha frecuencia (diariamente, semanalmente) y el volumen es alto, el beneficio será mayor ya que, recordemos, el gran beneficio de RPA es el ahorro de tiempo y la disminución de errores.
Una clasificación en base a estos dos ejes nos daría como resultado una Mapa de Prioridades RPA como la que ilustra la siguiente figura.
Mapa de Prioridades RPA
En nuestra experiencia los mejores Pilotos son los que podemos encontrar situados en las cuadriculas LHF (Baja Complejidad/Bajo Beneficio) y QW ( Baja Complejidad/Medio Beneficio) ya que, adicionalmente, suelen ser tareas que aportan poco valor y son sencillas y rápidas de programar e implantar en RPA.
El requisito de buscar un Piloto RPA que sea sencillo y rápido de programar e implantar es fundamental para mantener la inversión en torno a los 1,000€ y que el plazo de desarrollo e implantación no se superior a 3 semanas.
La rápida identificación, programación e implantación de un Piloto RPA , que además esté en un entorno de inversión razonable, es fundamentar para poder valorar el impacto y aceptación real de RPA en el Despacho.